Smart working per imprenditori: come organizzare il tuo home office

Smart working? Ecco come ottimizzare i tuoi ambienti domestici e realizzare un ufficio che ti permetta di mantenere alta la produttività anche a casa tua.

Se sei un imprenditore che, volente o nolente, lavora da casa questo è l’articolo che fa per te. Ti aiuterà nelle scelte più adeguate a soddisfare le tue esigenze professionali anche fuori dai locali dell’impresa. So che il tuo obiettivo è massimizzare i risultati aziendali e so che il modo per raggiungerlo è metterti nelle condizioni ideali per dedicarti alla produttività tua (e dei tuoi dipendenti) e per assicurarti che tutti possano svolgere le proprie mansioni al meglio, anche a distanza.

Se sei una segretaria incaricata dal tuo capo di informarti sui mobili e sugli accessori necessari alla creazione di una postazione di lavoro completa e funzionale per il suo smart working o per quello dei tuoi colleghi, ti consiglio di leggere questo articolo, è di certo più adatto alle tue necessità.

Se invece sei un libero professionista che lavora da casa o sta pensando di farlo, è inutile dire che le tue esigenze sono più specifiche, motivo per cui ti conviene leggere quest’altro articolo che è tagliato proprio su misura per te.

La postazione di lavoro perfetta per l’imprenditore che lavora in smart working deve tenere conto di alcuni fattori fondamentali per essere funzionale, vediamo quali.

1-    L’ambiente in cui viene posizionata deve essere adeguato in termini di spazio a disposizione, luce naturale o artificiale e livello di comfort acustico.

2-    La scelta della scrivania deve essere fatta in base alle necessità professionali, ma non può prescindere dall’ambiente in cui si trova sia per dimensione che per design. Deve offrire ogni supporto in termini di accessori e tecnologia e inserirsi nel contesto estetico della stanza che occupa.

3-    La creazione di uno spazio di archiviazione è necessaria perché tra dipendenti, fornitori, partner e progetti potrebbe diventare impossibile mantenere l’ordine sul piano di appoggio tenendo tutte le carte in vista. Se ogni documento esiste solo in formato digitale e non deve essere stampato, può bastare una cassettiera, altrimenti si rende necessaria l’individuazione di un mobile delle dimensioni adeguate ad accogliere tutti i documenti che utilizzi di solito.

4-    La scelta della seduta è fondamentale per chi passa molte ore alla scrivania. Una poltrona ergonomica non solo ti permette di evitare posizioni scorrette che a lungo andare risultano dannose per la salute, ma favorisce un benessere fisico e mentale che agevola la concentrazione e la produttività. Esistono prodotti di design che oltre a svolgere al meglio la loro funzione impreziosiscono anche l’ambiente in cui si trovano.

5-    La definizione di un’illuminazione efficace è d’obbligo, sia per agevolare il lavoro che per preservare la vista. Potendo scegliere, bisognerebbe sempre privilegiare la luce naturale, ma è necessario prevedere anche un sistema di supporto per integrare l’illuminazione durante le giornate buie o quelle invernali.

6-    L’ottimismo è un ingrediente fondamentale per qualunque imprenditore che sappia guardarsi intorno e cogliere le occasioni che altri non vedono. Lo smart working può essere una di queste, se ben gestito: un modo per inventare un nuovo modello di gestione aziendale che riduca i costi e aumenti la produttività.

Smart working + famiglia

Guidare la tua impresa da casa può sembrare una missione impossibile ma non per forza lo deve essere, anzi, può trasformarsi in una grande opportunità di fare un immenso salto di qualità lavorativa. L’unica condizione è che tu riesca a ricreare una piccola succursale del tuo ufficio dirigenziale, uno spazio creativo in cui tirare le fila dei tuoi affari, con le caratteristiche che seguono.

Le migliori opportunità di crescita sono quelle che non ci aspettiamo. Oggi ti trovi in questa bizzarra situazione, senza precedenti, e hai la possibilità di decidere se trasformarla in qualcosa di positivo oppure no. A partire dal modo in cui gestisci la creazione della tua postazione di lavoro.

Sono un imprenditore come te e all’inizio di questo strano periodo mi sono trovato un po’ spiazzato anch’io dall’improvviso cambio di rotta che avevano subìto i miei affari. Io arredo uffici… se tutti gli uffici fossero rimasti chiusi a tempo indeterminato cosa avrei arredato? La risposta non ha tardato ad arrivare: case! O meglio, piccoli uffici all’interno delle case.

All’inizio ho considerato la possibilità di perdere alcuni clienti, poi ho capito che essendo flessibile avrei acquisito molti clienti in più di prima; non solo le aziende e i grandi uffici, ma anche i singoli lavoratori, i liberi professionisti e tutti quelli che comprendono l’importanza di lavorare nelle condizioni ideali per mantenere un alto livello di efficienza. Per questo abbiamo progettato altri prodotti che potessero adattarsi alle esigenze di spazio ed estetica dei diversi ambienti da arredare. Ed ecco quindi la nuova opportunità che ci ha portato questo anno, tutto sommato impegnativo, ma ricco di spunti di riflessione.

Comprendo che riorganizzare il tuo lavoro e quello dei tuoi dipendenti in un modo mai sperimentato prima potrebbe averti messo un po’ alla prova ma credo ti accorgerai presto, se non te ne sei già accorto, che ci sono innumerevoli vantaggi nella nuova situazione che si va delineando. Se ti procurerai tutti gli strumenti per lavorare al meglio anche da casa e farai in modo che i tuoi collaboratori facciano lo stesso, la produttività della tua azienda migliorerà. Come lo so? Perché risparmiare due o tre ore di vita ogni giorno tra spostamenti e pause pranzo fatte al volo con un panino, migliora il benessere dei tuoi dipendenti e anche il tuo. Più benessere significa più soddisfazione, più concentrazione e più produttività. Magari tu utilizzerai parte del tempo risparmiato per continuare a lavorare, ma se lo farai, sarà comunque in una situazione di maggiore comfort. Questo naturalmente a condizione che ti procuri i migliori supporti sul mercato.

Un fattore determinante da considerare nel ragionamento che stiamo facendo, riguarda il tempo che dedicherai al lavoro in smart working: si tratta di un impegno a tempo pieno oppure di un paio di giorni a settimana?

Se lavori da casa una volta ogni tanto, solo quando ti trovi con qualche incombenza dell’ultimo minuto da sbrigare, magari nel fine settimana, puoi scegliere una postazione di lavoro pieghevole: ti permette di avere uno spazio dedicato e ben organizzato senza occupare ambienti destinati alla famiglia. Il vantaggio principale di questo articolo moderno e funzionale è che, una volta utilizzato, lo puoi riporre nel ripostiglio accanto all’asse da stiro. Inoltre, se ti piace cambiare prospettiva – abilità piuttosto importante per un imprenditore -, hai la possibilità di posizionarla ogni volta in un luogo diverso della tua abitazione, sia all’interno che all’esterno. Hai un giardino, una piscina o una terrazza? Durante la bella stagione puoi metterti dove vuoi; persino in inverno puoi godere della bellezza del giardino mentre lavori se disponi di una veranda protetta e riscaldata.

Se ti trovi nella situazione, per necessità o per scelta, di dover lavorare a casa per un tempo superiore ai 2 giorni a settimana, hai bisogno di una postazione di lavoro fissa, più ampia e più adatta alle tue esigenze. È possibile che tu debba utilizzare un po’ di spazio che in origine avevi destinato a un altro scopo, ma un impegno costante e duraturo, quotidiano, non può prescindere dall’utilizzo degli strumenti di lavoro migliori.

La giusta scrivania

E’ ora di fare una scelta importante: la scrivania. Per ottenere il risultato migliore, una volta valutate le variabili di cui abbiamo parlo poco fa, devi scegliere il modello in base ad alcuni fattori, tra cui:

• lo spazio a disposizione
• il tipo di attività che svolgi
• le misure dei piani di appoggio disponibili.

Se hai già un’idea delle dimensioni con cui ti senti a tuo agio parti da lì, ma non esagerare. Non prendere mai un piano di lavoro più grande di quello a cui eri abituato in ufficio: non avrebbe senso occupare spazio senza motivo, a meno che tu non abbia una stanza in più da trasformare in una piccola succursale dell’azienda.

In ogni caso, non temere di intaccare lo stile della tua abitazione: tra i numerosi modelli che mettiamo a tua disposizione nelle nostre pagine (ne trovi un paio qui sotto) c’è sicuramente anche quello che fa per te: in ogni caso, qualora in futuro tornassi a svolgere la tua attività dall’ufficio per la maggior parte del tempo, ti resterà comunque a casa un bel pezzo d’arredamento di pregio che impreziosirà gli ambienti e sarà sempre a disposizione per sia per te che per ogni altro membro della famiglia. Un angolo hitech nel quale svolgere numerose attività.

Puoi scegliere tra molti modelli, due in particolare potrebbero avere le caratteristiche che cerchi.

1-    Scrivany è nata proprio per popolare gli ambienti di una casa, più che di un ufficio. È caratterizzata da una forma elegante, un design lineare e dimensioni ridotte; è perfetta per inserirsi in ambienti non specificatamente dedicati a questo scopo: un soggiorno, un salotto o un ampio ingresso. Lo stile di questo particolare modello è adatto a integrarsi con delicatezza in qualunque tipo di arredamento tu abbia scelto per la tua casa. Il top con la finitura in cemento e le gambe in legno massello di faggio lo rendono molto versatile; mentre la tecnologia e gli accessori integrati lo arricchiscono di tutti gli strumenti necessari a fare un ottimo lavoro.

2-    Happydesk rappresenta un’altra delle straordinarie opzioni a tua disposizione. La sua caratteristica principale è quella di utilizzare la tecnologia per agevolarti nell’attività e al tempo stesso prendersi cura della tua salute. Con un semplice gesto infatti, il piano di lavoro si alza e si abbassa per seguirti nei tuoi movimenti. Hai presente quei momenti in cui il corpo chiede pietà, le gambe sembrano prendere l’iniziativa di alzarsi da sole? Tipicamente l’atto involontario di alzarsi urge proprio quando non ce la fai più ma, essendo nel mezzo di un ragionamento, se facessi una pausa sai che perderesti il filo. Ti capita mai?

Beh, adesso puoi fare entrambe le cose: continuare a lavorare mantenendo la concentrazione sui tuoi obiettivi aziendali e, al contempo, dare tregua al tuo corpo alzandoti e facendo circolare il sangue. La finitura in cemento e la tecnologia di cui è dotata le conferiscono un aspetto moderno e un design unico.

Il giusto ambiente

Una volta stabilito se la scrivania più adatta alle tue esigenze sia fissa o richiudibile sei pronto per decidere in quale punto posizionarla. Tra l’altro, se hai optato per un modello richiudibile, puoi davvero divertirti nella scelta di un posto diverso ogni giorno e soddisfare così il tuo bisogno di varietà. Se però ti consideri un abitudinario e ti stressa l’idea di scegliere ogni mattina un posto differente, identifica il luogo migliore e posizionati sempre lì.

In ogni caso, che si tratti di uno spazio fisso oppure no, deve agevolare il più possibile la tua produttività. Scegli quindi un ambiente silenzioso e possibilmente dotato di finestre che non affaccino sulla strada più trafficata della città. Areare i locali è buona norma sia per la salute che per la concentrazione ma, se oltre all’ossigeno entrano nella stanza rumori e gas di scarico, quella che sarebbe una buona pratica diventa deleteria.

L’archiviazione razionale

A prescindere dal modo in cui gestisci la tua azienda, i dipendenti e i rapporti con clienti, partner e fornitori, è molto probabile che tu abbia qualche documento da archiviare. Quanti? Se sono pochi, ti basterà una cassettiera o una scrivania con un’alzata, se invece ti serve un po’ di spazio in più, puoi optare per un mobile archivio le cui dimensioni possono variare in base alle tue esigenze. Un’altra opzione interessante è Smartdesk: la scrivania con archivio integrato! Gestire un’azienda richiede ordine fisico e mentale; sapere dove trovare “al volo” le informazioni che ti servono è un beneficio da non sottovalutare.

La sedia ergonomica

Dopo aver fatto una scelta eccellente riguardo al modello della scrivania e al luogo in cui posizionarla, non puoi certo accontentarti di una sedia qualunque! Scegli una poltrona ergonomica che ti garantisca la migliore postura possibile. Braccia e gambe, quando sei nella posizione di lavoro, devono disegnare un angolo di 90°; visto che ogni persona ha un’altezza e una struttura fisica differenti, deve essere la sedia a modificare le sue proporzioni. Sarà quindi necessario che altezza della seduta, dello schienale e dei braccioli siano regolabili. Il modello Iride, ad esempio, risponde a queste caratteristiche e si sposa alla perfezione con le scrivanie che hai appena conosciuto; immaginale l’una accanto all’altra nello spazio che hai scelto per la tua postazione di smart working.

L’illuminazione

La tua prima scelta, quando possibile, deve ricadere sulla luce naturale ma, considerato il fatto che non splende sempre il sole e che prima o poi arrivano anche le giornate corte, è necessario che tu provveda ad integrare l’illuminazione attraverso un punto luce da sistemare in alto, per illuminare la stanza in modo omogeneo. Puoi anche aggiungere una lampada da tavolo che ti eviti di affaticare troppo la vista. Dai la tua preferenza alla luce neutra o calda (3500-4000 k), cambia l’aria per assicurarti una buona umidità degli occhi quando il riscaldamento è acceso e fai spesso una breve pausa, soprattutto se lavori al computer per molte ore ogni giorno.

La positività è la formula vincente

La capacità di credere nei tuoi sogni e di impegnarti per realizzarli è ciò che ti ha permesso di aprire la tua azienda; è il momento di dare ancora una volta il massimo per superare questo momento di cambiamento. Lavorare in smart working può essere una grande opportunità se sei disposto a lasciare spazio alla positività e ti concentri sui numerosi vantaggi che questa nuova situazione ha portato con sé.

Visualizza la postazione di smart working più bella e funzionale che riesci a immaginare e poi contattaci, sono certo che insieme saremo capaci di realizzare anche questo sogno!